As ajudas de custo são uma figura jurídica regulamentada para a administração pública que visa compensar os trabalhadores dependentes por despesas tidas em deslocações ao serviço do empregador.
Ajudas de Custo e Subsídios de Alimentação/Refeição e Viagem desde 2014
Ajudas de custo – Tributação Autónoma
As ajudas de custo:
- Podem ser aplicadas ao setor privado por opção do empregador, sendo que este pode, ou não, ter por referência os valores da administração pública, não sendo a tal obrigado.
- Excedem os limites legais quando são superiores ao limite máximo fixado para a administração pública.
- Têm limites fiscais em sede de IRS, sendo que um pagamento acima desses limites é tributado como rendimento.
- Podem estar isentas ou sujeitas a IRS e Segurança Social, dependendo se o seu valor ultrapassa, ou não, os valores máximos definidos para a administração pública. Se ultrapassa, são tributadas.
- Só são aplicáveis quando se trate de deslocações em serviço a partir do “domicílio necessário", ou seja, do local habitual de trabalho do trabalhador ou aquele que está definido por contrato de trabalho.
- Só são aplicáveis a partir de 20 Km do «domicílio necessário» quando se trate de deslocações diárias e a partir de 50 Km para deslocações por dias sucessivos.
Deslocações diárias são as que se realizam num período de 24 horas ou que, ultrapassando as 24 horas, não impliquem mais/novas despesas.
Despesas por dias sucessivos são as que se realizam num período superior a 24 horas, com exceção da situação antes referida.
Limites à atribuição de ajudas de custo nas empresas privadas nas deslocações diárias:
- Deslocação no período entre as 13 e as 14 horas – 25%
- Deslocação no período entre as 20 e as 21 horas – 25%
- Deslocação com alojamento – 50%
Condições de atribuição para efeitos fiscais:
- Não podem ser atribuídas ajudas de custo por períodos superiores a 90 dias seguidos de deslocação.
- Na administração pública este prazo pode ser prolongado por despacho conjunto do ministro da tutela, do ministro das Finanças e do membro do Governo responsável pela administração pública.
- Nas empresas privadas este prazo pode ser prolongado por requerimento ao ministro das Finanças.
Limites à atribuição de ajudas de custo por sujeitos passivos de IRC:
- As ajudas de custo só são fiscalmente dedutíveis se a entidade tiver um “mapa” que justifica a atribuição das mesmas e que deve conter: o beneficiário, o objetivo da deslocação, a quantidade de dias e o trajeto.
- A exceção a isto aplica-se quando a entidade fatura as ajudas de custos aos clientes.
- O custo das ajudas de custo aceites em IRC não faturadas ao cliente está sujeito a uma tributação autónoma de 5%, sendo agravada em 10% caso a entidade apresente prejuízo fiscal no exercício.
- O custo das ajudas de custo não aceite por não existir “mapa” tem igualmente uma tributação autónoma no caso da entidade não o faturar ao cliente e apresentar prejuízo fiscal.
- A tributação autónoma não é aplicada na parte que exceda os limites fiscais tributada no IRS do beneficiário.
