Toda empresa precisa lidar com o gerenciamento de documentos. Faturas, contratos, formulários, recibos, solicitações, relatórios, e-mails e outros documentos chegam de diversas fontes e em diferentes formatos, incluindo PDF, documentos digitalizados em papel, Word e formulários.
O problema surge quando esses documentos estão desorganizados e os funcionários precisam analisá-los, compreendê-los, categorizá-los e, em seguida, encaminhá-los ao destino correto. Quando há um grande volume de documentos, esse processo consome uma quantidade enorme de tempo e pode resultar em erros.
Ao implementar a classificação de documentos com IA, as empresas podem garantir que os documentos sejam categorizados e processados corretamente, com menos esforço. Isso permite que as organizações transformem dados não estruturados em informações que podem ser utilizadas de forma prática.
O problema dos documentos não estruturados
A maioria dos documentos empresariais é não estruturada, o que significa que não existe um formato padrão para faturas, contratos, formulários, solicitações, recibos ou outros documentos. Isso faz com que os funcionários tenham que analisar, classificar e processar esses documentos manualmente. Depois de analisados e classificados, eles podem precisar ser encaminhados para diferentes departamentos ou sistemas.
Isso gera diversos problemas: o processo manual consome muito tempo, especialmente quando há um grande volume de documentos; erros podem ocorrer durante a classificação, digitalização e encaminhamento; e o processo se torna cada vez mais difícil de administrar à medida que o volume de documentos aumenta.
Como a classificação funciona com IA
A classificação de documentos baseada em IA utiliza inteligência artificial para identificar o conteúdo dos documentos e organizá-los adequadamente. Diferentemente dos métodos tradicionais, a IA analisa o conteúdo do documento em vez de depender apenas do nome ou do formato do arquivo.
Por exemplo, uma organização pode ter um grande volume de documentos que precisam ser processados. Um classificador de documentos baseado em IA pode analisar esses documentos para identificar quais são faturas, contratos, solicitações e assim por diante. Ele também pode classificar esses documentos e encaminhá-los ao destino apropriado.
É nesse contexto que a classificação de documentos pode ser extremamente útil. Um processo automatizado pode analisar e classificar um grande volume de documentos sem que os funcionários precisem examinar cada documento manualmente.
De documentos a dados acionáveis
A classificação de documentos é apenas o começo. Depois que os arquivos são organizados, as empresas precisam extrair os dados contidos neles e utilizá-los para melhorar suas operações.
Um classificador baseado em IA pode identificar o tipo de documento e, em seguida, utilizar recursos de extração de dados para coletar as informações essenciais do arquivo. Por exemplo, se uma fatura for identificada, a IA poderá reconhecer os dados da conta e enviar essas informações para o sistema contábil.
Da mesma forma, os dados de uma solicitação de cliente podem ser extraídos e enviados ao departamento responsável para que sejam tomadas as medidas necessárias. Isso acelera consideravelmente o tempo de processamento, pois os documentos podem passar diretamente da caixa de entrada para a etapa de ação.
Como funciona o processo
O processo de classificação de documentos baseada em IA é relativamente simples. Primeiro, os documentos precisam ser coletados de diferentes fontes. Essas fontes podem incluir e-mails, scanners, armazenamento em nuvem, sistemas e bancos de dados ou formulários online.
Em seguida, a IA analisa o texto e outras características de cada documento para identificar seu tipo.
Depois que a IA identifica o tipo de documento, ela pode classificá-lo adequadamente. Por exemplo, documentos semelhantes podem ser agrupados na mesma categoria ou o arquivo pode ser enviado ao software apropriado para processamento.
As informações também podem ser extraídas e encaminhadas para outros sistemas para processamento adicional. Isso elimina a necessidade de os funcionários classificarem manualmente os documentos.
Melhorias no fluxo de trabalho
A maioria das empresas pode se beneficiar de um fluxo de trabalho de processamento de documentos mais eficiente. Quando um documento chega, normalmente um funcionário precisa analisá-lo, determinar seu tipo, classificá-lo, renomear o arquivo e, em seguida, informar outro funcionário ou equipe sobre a chegada do documento.
Com a classificação de documentos baseada em IA, grande parte desse fluxo pode ser automatizada, reduzindo consideravelmente a carga de trabalho.
Um documento pode ser analisado, identificado, classificado, ter seus dados extraídos e ser encaminhado automaticamente para a pessoa ou equipe apropriada. Por exemplo, uma fatura pode ser enviada diretamente à equipe de contas a pagar, enquanto uma solicitação de cliente pode ser encaminhada ao atendimento ao cliente ou a outra equipe responsável pela aprovação.
Menos erros
O processamento manual de documentos está sujeito a erros. Os funcionários podem cometer enganos ao classificar documentos, especialmente quando precisam lidar com um grande volume de arquivos. Além disso, documentos podem ser arquivados incorretamente, criando dificuldades adicionais quando precisam ser localizados.
Classificar ou arquivar um documento de maneira incorreta pode gerar trabalho extra quando for necessário encontrá-lo e reposicioná-lo.
Com a classificação baseada em IA, as empresas podem reduzir significativamente esses erros. As mesmas regras podem ser aplicadas a um grande volume de documentos, reduzindo a possibilidade de erros humanos.
As empresas também podem definir níveis de confiança para a classificação dos documentos e notificar os funcionários quando um documento não puder ser classificado com um alto grau de precisão e precisar de revisão manual.
Velocidade de processamento
Ao lidar com um grande volume de documentos, os funcionários conseguem processar apenas uma determinada quantidade de arquivos por dia. Um sistema baseado em IA, por outro lado, pode processar enormes volumes de documentos em pouco tempo.
Isso pode ser especialmente importante para organizações que recebem uma grande quantidade de documentos diariamente. Seguradoras, bancos, organizações de saúde, escritórios de advocacia e outras empresas podem se beneficiar significativamente de um processamento documental mais rápido.
Depois que os documentos são classificados, eles podem avançar para a próxima etapa do processamento, permitindo que as equipes respondam às solicitações com maior rapidez e ofereçam um serviço melhor aos clientes.
Automação com IA em diferentes processos
A classificação de documentos baseada em IA também pode desempenhar um papel importante na automação com IA de diversos processos empresariais.
Em vez de simplesmente classificar os documentos, as empresas podem utilizar a IA para extrair os dados contidos neles, adicionar essas informações aos sistemas relevantes, gerenciar aprovações e executar tarefas adicionais.
Isso transforma o processamento de documentos, que antes era uma atividade isolada, em parte de um fluxo de trabalho mais amplo.
Por exemplo, a classificação de uma fatura pode ser integrada ao sistema contábil, enquanto um contrato pode ser encaminhado ao departamento jurídico para aprovação. Da mesma forma, os dados de um formulário de cliente podem ser extraídos e enviados à equipe responsável para processamento adicional.
Melhorando a acessibilidade e o gerenciamento de documentos
Uma categorização adequada dos documentos proporciona maior acessibilidade às informações. Os funcionários conseguem localizar os documentos com mais rapidez, reduzindo o tempo gasto procurando arquivos.
As empresas também podem desenvolver sistemas de gerenciamento de documentos mais eficientes, utilizando etiquetas, metadados e outras tecnologias para facilitar ainda mais a recuperação de informações.
Com acesso mais rápido às informações necessárias, os funcionários podem tomar decisões empresariais mais bem fundamentadas. Isso, por sua vez, pode contribuir para uma melhor governança da informação e para um gerenciamento mais eficiente da empresa no longo prazo.
Uma abordagem prática para a automação
A classificação de documentos baseada em IA não é um sistema infalível, pois alguns documentos exigem análises adicionais. Por isso, as empresas devem ser capazes de combinar processos automatizados com processamento manual de documentos, dependendo da situação.
Alguns documentos podem ser difíceis de classificar, especialmente quando apresentam características únicas. As empresas podem investir em soluções de gerenciamento de documentos baseadas em IA que permitam direcionar maior capacidade de processamento para um documento ou uma categoria específica de documentos.
Outra possibilidade é começar de forma gradual e expandir o processo aos poucos, começando com um tipo de documento ou processo antes de avançar para outros.
Tornando as informações acionáveis
Os documentos contêm uma grande quantidade de informações, mas esses dados só são realmente valiosos para uma empresa quando podem ser utilizados para tomar ações.
Ao utilizar a classificação de documentos baseada em IA, as empresas podem analisar os documentos recebidos, classificá-los e armazená-los adequadamente.
Quando combinada com a extração de dados e a automação de processos, a classificação baseada em IA permite que as empresas transformem as informações contidas nos documentos em dados úteis para apoiar decisões empresariais e melhorar suas operações.
