Caro Nuno Figueiredo, bom dia.
No setor privado, as ajudas de custo não se revestem de carácter obrigatório, sendo atribuídas apenas no caso do empregador as definir como política de remuneração e/ou benefícios da empresa e as pague a todos os trabalhadores.
Pode, como refere, à falta de ajudas de custo e porque (por contrato) o seu horário de trabalho compreende apenas 35 horas semanais, negociar horas de trabalho suplementar quando se desloca ao serviço da empresa.
Em todos os casos, se não há uma política de ajudas de custo (que prevê que o trabalhador pague as suas despesas inerentes às suas deslocações), o empregador é obrigado a pagar as despesas feitas em serviço, inerentes à deslocação dos seus trabalhadores, seja viagens, transportes, alimentação ou alojamento.
Para "notificar a (sua) entidade patronal para tal", pensamos que o mais adequado é preparar-se para, em primeiro lugar, ter uma conversa com a pessoa que decide em matéria de retribuições. Sugerimos-lhe que seja franco (organize por tópicos a conversa, prepare-se para argumentar e contra argumentar) e que fale mesmo com quem decide, senão estará a motivar "burburinho".
Substituírem-no por colegas é um risco... mas se não arrisca continuará a ter a mesma "apreensão" que refere.