As viagens feitas em trabalho ao serviço da empresa devem ser pagas pela empresa. Caso as viagens sejam feitas a título particular as despesas não devem constar no montante de ajudas de custo. Qualquer outro tipo de acordo entre o trabalhador e a empresa (por exemplo, quando se aproveita uma viagem de trabalho para "ficar mais uns dias" de férias no país de destino) deverá ser negociado entre as partes, ficando o montante a atribuir como ajudas de custo por definir na negociação.