O iPortalDoc cobre todas funcionalidades de um sistema de gestão documental e workflow, adaptando-se perfeitamente à sua empresa e assumindo-se como um serviço de valor acrescentado para Intranet.
Não necessita de software específico nas estações de trabalho clientes do iPortalDoc, sendo suficiente um navegador WEB (browser), leitor de correio electrónico e gestor de ficheiros.
Página de Projecto : http://www.iportaldoc.com/index.php?oid=91
Adapta-se à Sua Empresa!
Um dos principais pontos fortes do iPortalDoc é precisamente a sua adaptabilidade.
O armazenamento dos documentos concretiza-se numa hierarquia que se adapta à sua empresa com a utilização das mais comuns ferramentas informática.
A criação das directorias e subdirectorias documentais pretende reproduzir e moldar-se ao funcionamento de cada organização.
Todos os dados existentes na sua hierarquia podem ser facilmente acedidos através de um browser, cliente de e-mail ou gestor de ficheiros, permitindo a integração de qualquer tipo de documentação em qualquer formato.
Interface Intuitivo e Familiar
A utilização do iPortalDoc não implica instalação de nenhum software nas estações de trabalho, bastando que as ferramentas mais comuns da Intranet estejam disponíveis: navegador Web (browser tipo Internet Explorer), leitor de correio electrónico (mailer tipo Outlook), e um gestor de ficheiros (file manager tipo Explorador do Windows). Pode-se dizer que o iPortalDoc quase dispensa formação, porque toda a gente conhece estas aplicações.
A formação é essencial, mas dirigida para temáticas mais importantes para as organizações, como sejam formação em: classificação documental, fluxos documentais, organização documental, produção de modelos e documentos, etc.
Organiza e Calendariza as suas Tarefas
O iPortalDoc permite gerir todo o ciclo de vida de um documento, através da implementação de fluxos documentais, desenhando facilmente um workflow, utilizando a funcionalidade “drag and drop”. Através da definição de “caminhos” a seguir, toda a actividade da empresa pode ser calendarizada, notificando todos os envolvidos através de e-mail sobre eventos importantes e deadlines.
Adapta-se aos seus Colaboradores!
Cada colaborador tem a sua especificidade dentro da organização. O iPortalDoc está preparado para espelhar na Gestão de Perfis os utilizadores, grupos a que pertencem e suas permissões.
Deste modo, cada colaborador tem apenas acesso à informação que diz respeito à sua função, quer ao nível das pastas que compõem a hierarquia documental, quer ao nível dos documentos. Desta forma, elimina-se o ruído e o risco de fuga de informação confidencial.
Agiliza a sua Actividade
Além da introdução de documentos (upload), o iPortalDoc permite gerar documentos a partir de modelos (templates pdf). Rapidamente pode criar cartas, faxes, propostas, encomendas, requerimentos, etc, garantindo a coerência entre todos os documentos do mesmo tipo.
Através da associação de documentos, revisões e ligações a várias pastas poderá ter um conhecimento completo sobre o assunto pretendido e perceber todos os passos que envolveram o documento em análise.
Gere a sua Correspondência
A organização e o encaminhamento da correspondência recebida ficarão bastante facilitadas com a utilização do iPortalDoc, sem necessidade de circulação de papel e reduzindo os riscos de extravio. Por outro lado, assegura-se que cada carta ou fax chega ao seu destinatário, este é notificado e é registada a acção de leitura. Além do fácil acesso, a mesma carta pode ser lida em simultâneo por vários utilizadores. Todas as acções sobre um documento são registadas e podem ser acompanhadas de comentários.
A correspondência expedida é registada e enviada para o exterior, por exemplo, por fax ou e-mail, através do iPortalDoc, sem necessidade de imprimir os documentos.
Relativamente ao e-mail, o iPortalDoc envia para o seu e-mail todo o tipo de notificações importantes, como o aviso de actividades pendentes, tarefas cujo prazo de realização já expirou e lembretes das actividades a realizar pelos seus subordinados.
Através da colocação de uma simples etiqueta pode arquivar no gestor documental as suas mensagens, que automaticamente ficam associadas ao documento em questão.
É também possível a introdução de e-mails, tratando o ficheiro da mensagem como um documento arquivável.
Controla/Mede a sua actividade
O iPortalDoc permite-lhe obter relatórios pormenorizados por actividades, colaboradores, entre outros itens, e obter estatísticas de toda a actividade da sua empresa. Estes relatórios, que podem ser exportados para excel, assumem-se como importantes ferramentas de apoio à decisão. Assim, saberá sempre, por exemplo, os níveis de produtividade, organizados por áreas, departamentos ou colaboradores.
Facilita a sua Pesquisa
Com a introdução de uma palavra e um clique fazemos uma pesquisa rápida no iPortalDoc, obtendo muito rapidamente todos os documentos que na sua classificação incluam esse termo nas palavra-chave, títulos, sumários, descrição e/ou autores.
A pesquisa avançada permite-nos recuperar os documentos, procurando em toda a meta-informação e com a vantagem de conjugarmos várias. Além da filtragem por tipos de entidade, datas de introdução ou elaboração, destacamos a possibilidade de pesquisar por estados do workflow. Por exemplo, todas as propostas que se encontram à espera de adjudicação.
Assine Digitalmente os Seus Documentos!
No iPortalDoc, para além das assinaturas individuais (assinaturas digitalizadas), podem ser emitidos documentos com o certificado da empresa.
Basta criar um fluxo documental para o efeito e inserir a assinatura adquirida numa entidade certificadora.
Com esta possibilidade, a sua correspondência através do email ganha força legal, o que lhe proporcionará uma grande poupança em custos relacionados com a impressão em papel e a sua circulação postal.
