Há sempre aquela gaveta em casa cheia de pastas de plástico com etiquetas meio arrancadas, onde vai parando tudo o que parece importante mas ninguém tem bem a certeza de onde vai voltar a precisar. Certidões, escrituras, boletins de vacinas, um contrato de crédito que já foi pago há anos. Depois, há os elásticos de cabelo, as carteiras de plástico amassadas, as chaves reservas dos vizinhos, uma palmilha extra, algumas etiquetas de roupa para costurar e um Labubu que já tínhamos esquecido que tínhamos.
Pontos extras se também houver um passaporte que você achava que tinha perdido.
Chega a uma determinada altura em que essa gaveta pesa mais do que devia.
Digitalizar ajuda bastante nessa parte — sobretudo quando é preciso um documento à pressa e a pasta certa está, sabe-se lá porquê, sempre na outra casa.
O Cartão de Cidadão é o ponto de partida óbvio, já que junta identificação, NIF, número de Segurança Social e número de utente do SNS num único cartão. Ter uma cópia digitalizada — frente e verso, em boa resolução — poupa uma dor de cabeça quando é preciso preencher um formulário qualquer às três da tarde de uma sexta-feira e a repartição já fechou.
As certidões de nascimento, casamento, divórcio (quando aplicável) e óbito também merecem lugar garantido na pasta digital. São desses documentos que ninguém pensa em precisar até ao dia em que precisa mesmo, normalmente para tratar de uma herança, um processo de nacionalidade, uma matrícula escolar num país diferente ou um pedido de visto.
Depois há a papelada da casa: caderneta predial, certidão de registo predial, contrato de crédito habitação, apólices de seguro do imóvel e do conteúdo, última declaração de IRS e comprovativos de pagamento do IMI. Se algum dia houver um sinistro — inundação, incêndio, roubo ou avaria grave — é precisamente nesse momento que a seguradora vai pedir provas que, se estiverem só em papel dentro de casa, correm o mesmo risco do sinistro em si.
Os documentos do carro seguem a mesma lógica: título de registo de propriedade, apólice do seguro automóvel, última inspeção e cópia da carta de condução. Ter tudo isto digitalizado salva uma tarde inteira quando a polícia pede os papéis numa estrada qualquer e o telemóvel já tem a cópia à mão — nem que a tarefa de organizar tudo isso seja mais aborrecida do que empolgante.
Há ainda um detalhe que costuma passar ao lado: onde é que esses ficheiros ficam quando se está a trabalhar fora de casa. Abrir a pasta com a caderneta predial ou a última declaração de IRS numa rede aberta de um café, de um aeroporto, de uma biblioteca ou de um espaço de coworking deixa esses dados bem mais expostos do que parece — uma rede sem proteção é, no fundo, um sítio onde qualquer pessoa com as ferramentas certas pode intrometer-se na ligação. Se quiser entender melhor como reduzir esse risco, saiba mais sobre VPNs neste artigo da ExpressVPN — vale sobretudo para quem guarda documentos sensíveis no computador e de vez em quando precisa de os aceder fora de casa.
Vale ainda guardar procurações e testamentos. Já agora, um inventário simples do que está na casa — mobília, eletrodomésticos, joias e aquele quadro que a avó deixou — também compensa ter escrito nalgum lado, por mais aborrecida que seja de preparar num domingo à tarde.
Guardar tudo num único sítio, com cópia de segurança fora de casa também, já resolve metade da ansiedade. A outra metade resolve-se lembrando de atualizar os ficheiros sempre que algum documento mude — porque uma pasta digital desatualizada tem o mesmo valor prático da gaveta da cozinha, só que sem o cheiro a papel antigo.
