Cara Emília Ramos, boa tarde.
Em princípio, não existe a obrigatoriedade de "tirar o passe", a não ser que seja uma regra imposta pela entidade formadora. Neste caso, todas as despesas deverão ser apresentadas para reembolso.
A forma de apresentação de despesas deverá ser feita de acordo com as regras que a entidade formadora tem em vigor, pelo que lhe sugerimos que fale com a pessoa que coordena a ação de formação no sentido de esclarecer a sua dúvida.