Quais as regras para enviar e-mails?

Relê a mensagem antes de enviar

Uma estratégia para evitar malentendidos é aguardar pelo menos alguns minutos antes de enviar cada mensagem e, em seguida, reler e reconsiderar a mensagem completa após esse tempo na perspectiva dos destinatários.

Ficaremos sempre admirados da quantidade de ambiguidades que são evitadas até nos emails mais simples.

Verifica sempre os destinatários das respostas para listas de endereços

De certeza que já viste mensagens pessoais em mailing lists. Estes emails destinados a uma pessoa em particular acabam nas mãos de muitos. Infelizmente, é muito fácil isto acontecer. O contrário também é possível embora não tenha nada de embaraçoso. Por isso é que deves sempre verificar o TO: quando estar a responder a qualquer mensagem e sobretudo quando são mensagens de mailing lists.

Muitas listas estão configuradas para utilizar o endereço da lista nas respostas, outras não. Alguns clientes de mail processam algumas listas de forma especial. Por isso... normalmente é uma boa ideia verificar a linha TO: e ver se o mail vai para as pessoas desejadas.

Pede autorização antes de enviar anexos gigantes

Como é que te sentiste quando recebeste aquela imagem de 257MB? Se calhar gostaste mas nem toda a gente gosta. Alguns querem só "dar uma vista de olhos no mail" e acabam por estar horas à espera do download.

As caixas de correio que não são esvaziadas regularmente acabem por encher com anexos de tamanho excessivo.

Por isso é que deves pedir autorização antes de enviar anexos com mais de 1MB e enviar uma versão mais pequena das imagens antes de as enviar na resolução máxima.

Como alternativa aos anexos também podes utilizar servidores online de partilha de ficheiros que te dão GBs de espaço.

Evita interpretações erradas das datas

07/08 é 7 de Agosto. Não há dúvida nenhuma sobre isto. Ou haverá? Noutro sitio do planeta 07/08 pode significar 8 de Julho. Disto não tenhas dúvidas. Com algum azar é no sítio onde a tua mensagem vai parar.

É por isso que deves: escrever o mês por extenso para evitar confusões na leitura das datas no email. Escreve 8 de Julho ou 8/Jul ou JUL 8 ou algo similar em ver de 07/08 ou 07-08.

Isto facilita a vida a todos embora por vezes algumas más leituras possam dar algum gozo.

Cuidado com a pontuação à volta dos URLs

Se não escreveres a mensagem utilizando um software com formatação de HTML onde podes inserir um link como farias numa página Web, os links são criados simplesmente ao serem escritos.

A maior parte dos clientes de mail marca esses URLs para podermos clicar e abrir directamente no browser. Os programas procuram texto do género "http://" ou "ftp://" no conteúdo da mensagem e assumem que tudo o que segue até ao próximo espaço em branco pertence ao URL.

É por isso que deves ter cuidado com a pontuação a seguir aos URLs. e não escrever endereços como:

Mais detalhes em http://sabiasque.pt.

Em vez disso, deves escrever o ponto só depois de um espaço em branco:

Mais detalhes em http://sabiasque.pt .

Ou envolver o URL com sinais de < e > que nunca delimitam os URLs sem nunca fazerem parte dele:

Mais detalhes em <http://sabiasque.pt>.

Não exageres com pontos de exclamação (nem formatações)

O ponto de exclamação assinala o final de uma frase destacada. Normalmente é suficiente acabar uma frase uma vez. Utiliza um ponto, um ponto de interrogação, um ponto de exclamação.

É claro que, se acabares todas as frases com um ponto de exclamação, a frases que queres destacar terão que levar dois pontos de exclamação.

Deves utilizar poucos pontos de exclamação e só quando sentes um ponto de exclamação enorme por cima da cabeça (como se fosses uma boneco de desenho animado).

Sê simpático

Não uses o e-mail para dizer não, discutir, criticar ou dar más notícias. Pega no telefone para fornecer informações directamente.

Sê claro

e não esperes que os outros decifrem o que queres dizer com a leitura de e-mail inteiro de uma só vez.

No assunto (! E deve sempre haver um), explica o que queres: precisa de alguém para rever ou aprovar alguma coisa ou a mensagem é apenas um FYI? Na própria mensagem, organiza o texto, por exemplo, com pontos que são mais fáceis para fazer a ler grandes blocos de texto.

Responde atempadamente

Tenta responder a todas as mensagens dentro de 24 horas, mas não digas que vais responder com uma resposta mais detalhada depois, a menos realmente pretendes dar seguimento. Se estiveres em reuniões consecutivas ou fora do escritório, coloca uma mensagem de "fora do escritório": as pessoas assim não ficam à espera da resposta.